Na artykuł hasłowy składają się:
Za odrębne jednostki słownikowe uznano wyrażenia i zestawienia (np. fazenda modelo), które są niepodzielnymi etykietami nazwowymi. Odrębnymi hasłami są również frazeologizmy i cytaty frazeologiczne.
W słowniku występują hasła odesłane (przede wszystkim hasła będące wariantami fonetycznymi wyrazu hasłowego), w których kwalifikator Zob. odsyła nas do artykułu z pełnym opisem leksykograficznym.
Hasła polisemiczne są odrębnymi artykułami ponumerowanymi cyframi arabskimi (np. być 1, być 2). Jako pierwsze podajemy znaczenie najczęstsze lub - jeśli nie można tego określić - najbliższe znaczeniu podstawy obcojęzycznej.
Homonimy polonijne traktowane są również jako odrębne artykuły hasłowe z oznaczeniem za pomocą cyfr rzymskich (po wyrazie), np. fazenda I, fazenda II.
Warianty fonetyczne podane są w kolejności alfabetycznej.
Określenie części mowy (dla rzeczowników również rodzaju i ewentualne ograniczenia w zakresie kategorii liczby)
Znaczenie wyrazu polonijnego jest określane na podstawie materiału zawartego w cytatach źródłowych oraz w słownikach ogólnych języka-substratu.
Definicję realnoznaczeniową posiadają wyrazy nazywające realia (ekonomiczne, społeczne, kulturalne itp.) charakterystyczne dla kraju Polonii, np. alkier 'miara ziemi; 24.200 lub 48.400 m2'.
Definicję strukturalnoznaczeniową posiadają derywaty polonijne, np. hostelowicz 'mieszkaniec hostelu'
Wyróżniono cztery grupy wyrazów polonijnych, którym odpowiada jedenaście klas słownikowych:
I. Wyrazy (połączenia wyrazowe) niemające odpowiedników w językach (i ich wariantach) będących podstawami porównawczymi, tj. w polszczyźnie i w krajach osiedlenia:
1) słowotwórcze formacje polonijne
2) frazeologizmy polonijne
II. Wyrazy (połączenia wyrazowe) zmodyfikowane strukturalnie (formalnie) w zestawieniu z ich podstawami:
3) wyrazy adaptowane (proste i złożone)
4) kalki słowotwórcze
5) kalki frazeologiczne
6) wyrazy o zmienionych własnościach składniowych
7) wyrazy o zmodyfikowanych kategoriach i funkcjach gramatycznych
III. Wyrazy (połączenia wyrazowe) zmodyfikowane semantycznie w zestawieniu z ich podstawami porównawczymi:
8) semantyczne kalki wyrazowe
9) semantyczne kalki frazeologiczne
IV. Wyrazy (połączenia wyrazowe) zmodyfikowane funkcjonalnie (stylistycznie) w porównaniu z językami-bazami:
10) cytaty wyrazowe
11) cytaty frazeologiczne.
Nie podajemy dokładnej frekwencji, zaznaczamy jedynie czy wyraz jest poświadczony często, rzadko lub jednostkowo.
Materiały źródłowe dzielimy na:
1) druki: listy, pamiętniki, prasa,
2) rękopisy: listy, pamiętniki,
3) nagrania.
Podajemy przedział czasowy, w którym odnotowano wyraz polonijny (np. 1893-1941)
formy gramatyczne do rozwiązania, jak będą się pojawiały, co będzie widać, po najechaniu na nie
związki frazeologiczne (wraz z odesłaniem do hasła)
cytaty do 5 widocznych, reszta ukryta
Zob.